Vertrouwenspersoon en ongewenste omgangsvormen
1. Beleidskader
Voetbalvereniging Beuningse Boys wil een vereniging zijn waarin voetballende leden, vrijwilligers en bezoekers zich veilig en welkom voelen. Dat ligt allereerst in handen van die voetballende leden, vrijwilligers en bezoekers zelf. Hun concrete gedrag is van invloed op de veiligheid en het gevoel van geborgenheid van anderen.
Om dit te waarborgen werkt Beuningse Boys conform de regels zoals opgesteld door de KNVB en NOC-NSF.
Deze algemene constatering laat echter onverlet dat sommige personen en organen binnen de vereniging een bijzondere rol hebben bij het bevorderen van de veiligheid binnen Beuningse Boys.
In de eerste plaats de Algemene Ledenvergadering die algemene regels vaststelt met betrekking tot het gewenste gedrag binnen de vereniging en bij de vaststelling van de begroting financiële middelen beschikbaar stelt om beleid uit te voeren en concrete maatregelen te treffen. In dit verband kan gewezen worden op het door de Algemene Ledenvergadering in 2009 vastgestelde Gedrags en Boetereglement. In dit reglement zijn (soms gedetailleerde) gedragsregels omschreven voor alle geledingen binnen de vereniging (spelers, ouders, trainers, leiders, bestuurders en toeschouwers).
Daarnaast het bestuur van de vereniging die beleid voorbereidt en uitvoert. Dat laatste bijvoorbeeld door het (laten) geven van voorlichting, het opzetten van campagnes en het voeren van gesprekken en het zo nodig opleggen van strafmaatregelen. Hierbij kan het bestuur zich laten steunen en adviseren door commissies en personen. Dit kan structureel en ad-hoc. Het voorbereiden van deze notitie is bijvoorbeeld door een ah-hoc commissie gedaan.
Ter uitvoering van bestuursbesluiten kan het bestuur eigen nadere regelingen vaststellen.
De voorzitter van de vereniging heeft als boegbeeld van Beuningse Boys een bijzondere verantwoordelijkheid voor het bevorderen van de veiligheid binnen de vereniging. Hij is altijd betrokken bij het opleggen van strafmaatregelen en ook bij gesprekken over concrete gevallen waarin de veiligheid van personen is aangetast of gevaar heeft gelopen.
Op basis van de ervaringen in de afgelopen jaren heeft het bestuur de conclusie getrokken dat het inrichten van een functie van vertrouwenspersoon binnen de vereniging een bijdrage kan leveren aan het vergroten van de veiligheid binnen de vereniging. Dit is gericht op het tegengaan van ongewenste omgangsvormen die tot ervaren of gevoelde onveiligheid leidt. Brandveiligheid en de fysieke veiligheid van de accommodatie valt hier niet onder. Daarvoor gelden andere regels en maatregelen.
Met de aanstelling van een Vertrouwenspersoon, Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), gedragsregels begeleiders (zie Gedrags- en Boetereglement), het Pestprotocol en gedragsregels ter preventie Seksuele Intimidatie streven we naar een veilige sportomgeving voor alle leden, ouders, vrijwilligers en bezoekers van Beuningse Boys.
2. Waar gaat het eigenlijk om?
Treiteren en pesten, agressie en geweld, seksuele intimidatie, discriminatie, intimideren en andere ongewenste omgangsvormen zijn helaas van alle dag. Wat voor de één een grapje is, kan voor een ander een ongewenste omgangsvorm zijn. Bepalend is dat de activiteit c.q. situatie door de betrokkene als ongewenst wordt ervaren.
Het mooiste zou zijn wanneer de persoon wiens gedrag als ongewenst wordt ervaren daar rechtstreeks op wordt aangesproken. Dat is in de praktijk niet altijd even gemakkelijk. Gevoelens van onmacht, schaamte, woede of wat dan ook kunnen de reden zijn dat men zich niet uitspreekt en er dus mee rond blijft lopen. Ook kan het lastig zijn als diegene waarvan het gedrag als ongewenst wordt ervaren ouder of bijvoorbeeld een leider/trainer is.
Leden en vrijwilligers van de vereniging nemen zaken waar, die hen zorgen baren, en waaruit mogelijk zou kunnen blijken dat het welzijn of de veiligheid van een ander lid in gevaar is. Te denken valt aan opmerkingen van leden, of fysieke verschijnselen die wijzen op mishandeling, verwaarlozing of bedreiging in andere situaties dan die binnen de vereniging (thuis, school, werk). Het kan moeilijk zijn te besluiten of hier actie op moet worden gepleegd, en met wie eventueel de vermoedens moeten worden besproken.
In zulke gevallen zou het goed zijn om bij een persoon terecht te kunnen die niets doorvertelt en die een geheimhoudingsplicht heeft. Een persoon die luistert en die niets doet zonder eerst te overleggen met betrokkene over wat de beste oplossing voor het probleem zou kunnen zijn. Een vertrouwenspersoon is zo iemand. De vertrouwenspersoon is een deskundig en gerespecteerd individu die goed naar mensen kan luisteren, hun objectief kan adviseren en desgevraagd met raad en daad terzijde kan staan. Een vertrouwenscommissie is niet aan te bevelen omdat dit haaks kan staan op de behoefte van de “getroffene” om in vertrouwen met zo min mogelijk mensen over zijn ervaringen te praten en vanwege het risico van bureaucratisering als meer dan één persoon deze rol vervult.
De vertrouwenspersoon wordt benoemd door het bestuur maar is niet ondergeschikt aan dat bestuur. Hij heeft een onafhankelijke positie.
3. Definitie en uitingen van ongewenste omgangsvormen
Deze zijn als volgt samen te vatten:
• Seksuele intimidatie
Alle handelingen en uitlatingen in de seksuele sfeer, die in het kader van de sportsituatie of anderszins binnen de vereniging plaatsvinden en door degene op wie ze gericht zijn als ongewenst worden beschouwd. Seksuele toenadering en herhaalde seksuele toenadering na afwijzing (ook in gevallen van aanvankelijke acceptatie). Aandringen op seksuele activiteiten, waarbij een beloning in het vooruitzicht wordt gesteld. Dwang tot seksuele activiteiten door middel van bedreiging of straf. Aanranding of verkrachting.
• Agressie en geweld
Voorvallen waarbij een persoon psychisch en / of fysiek wordt lastig gevallen, bedreigd of aangevallen.
• Treiteren/pesten
Dit zijn negatieve communicatieve handelingen die meestal tegen één persoon gericht zijn (afkomstig van één of meerdere personen) en die gedurende een lange tijd frequent plaatsvinden.
• Discriminatie
Tussen personen op grond van levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, hetero- of homoseksuele voorkeur en de burgerlijke staat (gehuwd of ongehuwd).
• Intimidatie
Vrees aanjagen en bedreigingen door woord en/of gebaar.
• Andere ongewenste omgangsvormen
Zoals opmerkingen en gedragingen die als vernederend worden ervaren. Ongepast en aanstootgevende gedrag. Ongewenste omgangsvormen zijn (samengevat) uitingen, direct of indirect, in woord, gebaar of afbeelding, die ongewenst zijn dan wel redelijkerwijs als zodanig kunnen worden ervaren door diegene die ermee wordt geconfronteerd. Aangezien ieder voor zich uitmaakt wat hij onder ongewenste omgangsvormen bestaat, bestaan er verschillende opvattingen over wat toelaatbaar is en vaak worden ongewenste omgangsvormen gezien als misbruik van macht. Dat er echter een groot grensgebied bestaat waarover meningen uiteen lopen moge duidelijk zijn. Wat voor de één een grapje is, kan voor een ander een ongewenste omgangsvorm zijn. Bepalend is dat de activiteit c.q. situatie door betrokkene als ongewenst wordt ervaren. In de meeste gevallen heeft de betrokkene verscheidene malen gewezen op het hinderlijke en dus ongewenste in het gedrag van de ander(en) Desondanks gaan de ongewenste omgangsvormen door of worden herhaald.
4. Nadelige gevolgen van “ongewenste omgangsvormen”
Wanneer mensen klachten hebben, maar deze niet kunnen uiten, dan kan dat ertoe leiden, dat zij problemen opkroppen, maar de situatie zelf verandert daardoor niet. De “ongewenste omgangsvormen” blijven dan deel uitmaken van de dagelijkse gang van zaken en er ontstaat vaak een uitzichtloze situatie, waardoor de sfeer, plezier en de prestaties minder worden. Het kan zo erg worden dat mensen uit onvrede en machteloosheid, zich ziek melden of zelfs gaan bedanken voor de vereniging. En dat kan natuurlijk nooit de bedoeling zijn.
Dit zou een vlucht zijn die niets oplevert; niet voor de betrokkene en niet voor de vereniging. Degene die lastig valt wordt niet gecorrigeerd en kan doorgaan met het ongewenste gedrag jegens anderen.
Ook het achterwege laten van handelen wanneer signalen worden waargenomen kan ernstige schade betekenen voor de betreffende persoon, omdat soms een unieke kans om te komen tot een oplossing, of tot starten van een hulpverleningsproces hiermee verloren gaat. Het is ook goed te weten dat veel bedreigde kinderen hopen dat een jeugdleider hun problemen opmerkt, zonder dat zij deze expliciet durven aan de orde te stellen.
5. Belemmerende factoren voor het melden van ongewenste omgangsvormen
Mensen die geconfronteerd worden met “ongewenste omgangsvormen, in welke vorm dan ook, krijgen vaak te kampen met gevoelens van onzekerheid, verwarring, verlegenheid, machteloosheid, woede, perplex staan of schaamte tegenover derden. Het is dus geen wonder, dat klachten van “ongewenste omgangsvormen” relatief weinig worden geuit.
Er kan soms sprake zijn van een geleidelijk proces waar in het begin gemaakte complimenten worden geapprecieerd en als vriendelijk worden ervaren.
Wanneer deze complimenten dan overgaan in minder ernstige maar toch vervelende intimiteiten tot ernstige of zeer hinderlijke intimidatie, is er sprake van “ongewenste omgangsvormen” Het is voor de betreffende persoon vaak moeilijk aan te geven wanneer de maat vol is en de zogenaamde cultuur binnen de vereniging is vaak bepalend voor wat normaal gevonden kan worden. Mensen die last hebben van het “normale gedrag” wordt verteld “dat zij daar maar tegen moeten kunnen, omdat zij anders niet in het team passen” Als klagen over “ongewenste omgangsvormen” tot gevolg heeft dat je er niet meer bij hoort, bijt je nog liever je tong af.
6. Preventieve activiteiten en maatregelen
Het bestrijden van “ongewenste omgangsvormen” is een zaak voor de gehele vereniging, waarvoor het bestuur de verantwoordelijkheid draagt. Van het bestuur wordt dus verwacht, dat het zich actief opstelt bij het bestrijden van “ongewenste omgangsvormen”, bijvoorbeeld door op de website, in het clubblad en op andere manieren aandacht te besteden aan de volgende vragen:
- wat zijn “ongewenste omgangsvormen”?
- zijn mensen zich van “ongewenste omgangsvormen” bewust?
- komt het vaak voor?
- bij wie kan ik bij klachten terecht?
Het is nodig het onderwerp uit de individuele sfeer te halen, omdat het gaat om een probleem dat de gehele vereniging betreft. Proberen duidelijk te maken dat de beste oplossing is een directe en duidelijke afwijzing door degenen die onheus bejegend wordt. Het is van belang, dat er vertrouwen wordt gewekt in de opvang en ten aanzien van de klachtenbehandeling. Tevens is het belangrijk dat men ervan doordrongen is dat “ongewenste omgangsvormen” werkelijk ongewenst zijn, niet alleen voor betrokkenen maar voor heel Beuningse Boys.
Standaard wordt voor elke begeleid(st)er van een jeugdteam van Beuningse Boys een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG code 84 en 85) aangevraagd via de VOG commissie van de vereniging met een termijn van 4 – 6 weken. Dit is ook verplicht voor de clubscheidsrechters die bij de jeugdteams fluiten. Zonder een VOG verklaring (of bij verlopen van de termijn) is het niet mogelijk om een jeugdteam van de club te begeleiden of een jeugdwedstrijd te fluiten.
Een VOG is een zeer geschikt middel om vrijwilligers te weren die eerder in aanraking zijn geweest met Justitie en hiervoor zijn veroordeeld. Echter komt het helaas vaak voor dat er geen veroordeling plaats vindt. Voor slachtoffers en gedupeerde verenigingen is dit zeer vervelend. Vaak gaat deze vrijwilliger weg bij de vereniging en kan gemakkelijk aan de slag bij een andere vereniging. Want zonder veroordeling, zal iemand gewoon een VOG krijgen.
Om mensen met ongewenste bedoelingen te weren uit de sport zijn er, naast het aanvragen van de VOG t.b.v. de jeugdteams, andere belangrijke stappen die een vereniging kan nemen voordat deze een samenwerking aan gaat met een nieuwe vrijwilliger die van buiten aangetrokken wordt om in de club werkzaam te zijn, zoals bv., als dit gepast lijkt te zijn, het natrekken van referenties.
7. Opvang door de Vertrouwenspersoon
Slachtoffers van “ongewenste omgangsvormen” hebben recht op deskundige hulp en opvang. De eerste stap is natuurlijk een geval van “ongewenste omgangsvormen” te bespreken met de “dader” Dit is de meest directe weg, maar daar is soms durf voor nodig. De tweede stap zou kunnen zijn één en ander te bespreken met de trainer of leider van het team om op die manier een directe confrontatie met de “dader” uit de weg te gaan. Een volgende stap zou kunnen zijn één en ander te bespreken met een bestuurslid, zodat het bestuur zo mogelijk maatregelen kan treffen om de zaak uit de wereld te helpen.
Een nadeel hiervan is, dat wellicht het hele bestuur op de hoogte zal zijn en dat is meestal niet de bedoeling. De laatste en misschien de meest wenselijke stap is de zaak te bespreken met een Vertrouwenspersoon. Deze persoon kan van groot belang zijn als eerstelijns opvang voor klachten ten aanzien van “ongewenste omgangsvormen” en hij of zij kan, waar nodig, advies uitbrengen of in het ergste geval doorverwijzen naar andere externe deskundigen.
De werkwijze van de vertrouwenspersoon wordt gekenmerkt door omzichtigheid en vertrouwelijkheid en kan bestaan uit advisering, begeleiding en/of bemiddeling. Daar waar mogelijk stimuleert de vertrouwenspersoon klager zelf een oplossing te bewerkstelligen. Bij de afweging over zijn / haar opstelling houdt de vertrouwenspersoon rekening met:
- de aard van de problemen waarop de melding betrekking heeft;
- het persoonlijk belang en welzijn van klager, de belangen van anderen en de belangen van vv Beuningse Boys.
Duidelijk moet echter zijn dat de vertrouwenspersoon zelf geen hulpverlener is of actieve nazorg verleent. Hij is primair aanspreekpunt en verwijzer. Als er over oplossingen moet worden besloten is dat een zaak van de verschillende organen en commissies binnen de vereniging. Dit onder eindverantwoordelijkheid van het bestuur.
In verband met het vaak vertrouwelijke karakter van klachten in het kader van “ongewenste omgangsvormen” zijn de taak en de onafhankelijke positie van de vertrouwenspersoon in een apart reglement omschreven.
Uitgave 1: Bestuur vv Beuningse Boys, februari 2013
Uitgave 2: Bestuur en VOG commissie vv Beuningse Boys, maart 2018
Reglement vertrouwenspersoon Beuningse Boys
1. Inleiding
Door de omvang van de vereniging en de daarmee samenhangende professionalisering is het wenselijk om binnen de vv Beuningse Boys de functie van vertrouwenspersoon in het leven te roepen. Dit reglement geeft regels voor het functioneren van de vertrouwenspersoon.
2. Begripsomschrijvingen
a. Onder “ongewenste omgangsvormen” worden verstaan de onder 7) omschreven gedragingen, directe of indirecte uitingen in woord, gebaar, afbeelding of anderszins, die door een persoon als ongewenst wordt ervaren en/of waarvan de pleger redelijkerwijs kan/moet begrijpen dat iemand dat ongewenst vindt.
b. Onder klager wordt verstaan: een persoon die zich met een klacht of een andere aangelegenheid tot de vertrouwenspersoon wendt.
c. Onder aangeklaagde wordt verstaan: diegene over wiens gedrag een iemand zich tot de vertrouwenspersoon heeft gewend.
d. Onder vertrouwenspersoon wordt verstaan: diegene die door het bestuur is benoemd om de onder 3) omschreven taken uit te voeren.
3. Taken vertrouwenspersoon
De vertrouwenspersoon:
a. begeleidt en ondersteunt klagers en andere betrokkenen bij de behandeling van hun meldingen van of klachten over ongewenst gedrag;
b. adviseert het bestuur over het voorkomen van ongewenst gedrag en over het bewustwordingsproces inzake omgangsvormen;
c. geeft advies aan klagers of andere betrokkenen bij de vereniging die signalen denken te krijgen binnen de vereniging, dat het welzijn of de veiligheid van een persoon wordt bedreigd.
4. Wie kan er bij de vertrouwenspersoon terecht
Iedereen die lid of vrijwilliger (geen lid zijnde) is van vv Beuningse Boys kan met klachten of andere aangelegenheden over ongewenste omgangsvormen, die een directe relatie hebben met vv Beuningse Boys, bij de vertrouwenspersoon terecht.
5. Positie vertrouwenspersoon
a. De vertrouwenspersoon wordt benoemd en ontslagen door het Bestuur van de vv Beuningse Boys;
b. De vertrouwenspersoon wordt benoemd voor een periode van 4 jaar;
c. De vertrouwenspersoon kan worden herbenoemd;
d. De functie van vertrouwenspersoon valt niet te combineren met
- een functie als medewerker / vrijwilliger bij de vereniging;
- het lidmaatschap van het bestuur van de vereniging;
e. De naam van de vertrouwenspersoon wordt vermeld in het clubblad en op de website van de vereniging. Daar staat tevens vermeld op welke wijze de vertrouwenspersoon bereikbaar is.
f. De vertrouwenspersoon overlegt twee keer per jaar met de voorzitter van vv Beuningse Boys over zijn ervaringen in de periode sinds het vorige gesprek;
6. Functie-eisen
De vertrouwenspersoon:
a. beschikt over een uitstekende luistervaardigheid, over een goede gesprekstechniek en over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
b. beschikt over zelfreflecterend vermogen en heeft een onafhankelijke en kritische opstelling;
c. gaat zeer vertrouwelijk om met informatie;
d. beschikt over aantoonbare deskundigheid op het gebied van gedrag van mensen;
e. heeft kennis van en begrip voor mensen met een eigen sociale en culturele achtergrond;
f. heeft kennis van de juridische aspecten rond ongewenst gedrag;
g. heeft kennis van de sociale kaart van Beuningen;
h. heeft tenminste een HBO denk- en werkniveau;
i. is bereid de nodige (na-)scholing te volgen.
7. Definitie en uitingen van ongewenste omgangsvormen
a. Seksuele intimidatie
Alle handelingen en uitlatingen in de seksuele sfeer, die in het kader van de sportsituatie of anderszins binnen de vereniging plaatsvinden en door degene op wie ze gericht zijn als ongewenst worden beschouwd. Seksuele toenadering en herhaalde seksuele toenadering na afwijzing (ook in gevallen van aanvankelijke acceptatie). Aandringen op seksuele activiteiten, waarbij een beloning in het vooruitzicht wordt gesteld. Dwang tot seksuele activiteiten door middel van bedreiging of straf. Aanranding of verkrachting.
b. Agressie en geweld
Voorvallen waarbij een persoon psychisch en / of fysiek wordt lastig gevallen, bedreigd of aangevallen.
c. Treiteren/pesten
Dit zijn negatieve communicatieve handelingen die meestal tegen één persoon gericht zijn (afkomstig van één of meerdere personen) en die gedurende een lange tijd frequent plaatsvinden.
d. Discriminatie
Tussen personen op grond van levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, hetero- of homoseksuele voorkeur en de burgerlijke staat (gehuwd of ongehuwd).
e. Intimidatie
Vrees aanjagen en bedreigingen door woord en/of gebaar.
f. Andere ongewenste omgangsvormen
Zoals opmerkingen en gedragingen die als vernederend worden ervaren. Ongepast en aanstootgevende gedrag. Ongewenste omgangsvormen zijn samengevat, uitingen, direct of indirecte, in woord, gebaar of afbeelding, die ongewenst zijn dan wel redelijkerwijs als zodanig kunnen worden ervaren door diegene die ermee wordt geconfronteerd. Aangezien ieder voor zich uitmaakt wat hij onder ongewenste omgangsvormen bestaat, bestaan er verschillende opvattingen over wat toelaatbaar is en vaak worden ongewenste omgangsvormen gezien als misbruik van macht. Dat er echter een groot grensgebied bestaat waarover meningen uiteen lopen moge duidelijk zijn. Wat voor de één een grapje is, kan voor een ander een ongewenste omgangsvorm zijn. Bepalend is dat de activiteit c.q. situatie door betrokkene als ongewenst wordt ervaren.
8. Concretisering werkzaamheden vertrouwenspersoon
a. Eerste opvang, advisering en begeleiding van de klager en andere betrokken personen;
b. Gesprekken voeren met leden en vrijwilligers die zich zorgen maken over welzijn of veiligheid van een ander lid of vrijwilliger;
c. Het desgewenst voeren van overleg met de voorzitter en het bestuur van vv Beuningse Boys.
d. Het verschaffen van feitelijke informatie aan een eventuele bemiddelaar als klager en beklaagde bemiddeling zinnig achten.
e. Het eventueel doorverwijzen naar een andere (externe) hulpverleningsinstantie.
f. Het inwinnen van inlichtingen, echter nooit verder dan strikt noodzakelijk is voor de behandeling van de klacht.
9. Positie klager
Er worden door de vertrouwenspersoon geen handelingen verricht ter uitvoering van de taken dan met instemming van de klager.
10. Geheimhouding
a. De vertrouwenspersoon werkt met een bij zijn functie passende mate van vertrouwelijkheid en geheimhouding.
b. De vertrouwenspersoon registreert de meldingen en klachten die hem bereiken op geanonimiseerde wijze en brengt jaarlijks een verslag uit van zijn / haar werkzaamheden aan het bestuur op een zodanige wijze dat de gegevens niet verwijzen naar een persoon.
c. Een ieder die ingevolge - dit reglement - op de hoogte is gebracht van feiten dan wel in het bezit is gekomen van schriftelijke stukken met betrekking tot een (mogelijk) geval van “ongewenste omgangsvormen” is verplicht tot geheimhouding van deze feiten tegenover derden en draagt er zorg voor dat bedoelde stukken niet onder ogen van derden komen zonder medeweten en akkoord van klager. Vermelding van namen en personen in de rapportage of anderszins, kan slechts geschieden voor zover noodzakelijk is naar het oordeel van de vertrouwenspersoon.
11. Aansprakelijkheid
Het bestuur van de vereniging en de vereniging in haar eigen hoedanigheid kan op geen enkele wijze aansprakelijk gesteld worden voor welke schade dan ook geleden door het handelen en toedoen van de vertrouwenspersoon.
